Giá thuê văn phòng – Có thực sự quan trọng?
Câu trả lời chắc chắn là CÓ
Nhưng liệu giá thuê có phải là yếu tố quyết định trong quá trình đàm phán thuê văn phòng?
Giá thuê văn phòng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tổng chi phí bạn phải bỏ ra, nhưng giá thuê chỉ là 1 phần, và trong hầu hết các trường hợp, giá thuê chưa phản ánh đầy đủ các chi phí khách thuê phải chi trả hằng tháng ( tiền điện, nước, phí giữ xe…v.v). Vì vậy, bạn đừng vội kí kết hợp đồng thuê văn phòng nếu chỉ dựa vào việc so sánh về giá thuê.
Thông qua bài viết này 5REAL sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những chi phí ‘’ẩn’’, cũng như nắm bắt được những thủ thuật để có thể đàm phán thuê được văn phòng với giá tốt nhất
1. Diện tích cho thuê văn phòng được đo theo phương pháp nào?
“Chi phí thuê văn phòng = Diện tích x giá thuê/m² ”
Người thuê thường chỉ tập trung so sánh và đàm phán mức giá thuê/m2; nhưng lại thường bỏ sót đến phần diện tích thuê (phương pháp đo, tiến hành đo lại diện tích thực tế,… v.v ) trong khi đó cũng chính là nhân tố quyết định đến chi phí thuê
Trong nhiều trường hợp, khách hàng thường dễ dàng chấp nhận con số tòa nhà đưa ra, hoặc áp dụng số m2 trên bản vẽ tòa nhà cung cấp mà không đặt ra câu hỏi xem cách xác định diện tích ấy đã chính xác chưa
Phương pháp đo diện tích theo thông thường cho ra con số ít hơn 3-5% khi đo theo diện tích xây dựng( đo theo mép ngoài của tường). Diện tích thực tế khách hàng sử dụng phụ thuộc vào phương pháp đo, đo theo tim tường hay mép ngoài của tường, đã trừ đi diện tích cột bên trong hay chưa?
Một điểm khách thuê thường bỏ sót là phần “diện thích không hữu ích” – đấy là phần diện tích được tính vào tổng diện tích thuê, mặc dù bạn vẫn phải chi trả phí thuê nhưng hầu như không thể sử dụng được vào bất cứ việc gì. Ví dụ: các góc chết, các góc có hình dạng bất thường trong văn phòng, diện tích lồi lõm.v.v
2. Hiểu rõ cách tính diện tích thuê văn phòng? Gross hay Net?
Sự khác biệt giữa cách tính diện tích GROSS và NET sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuê văn phòng mà doanh nghiệp phải trả. Trên thực tế, nếu cao ốc văn phòng bạn đang thuê sử dụng cách tích diện tích GROSS, bạn sẽ phải trả thêm từ 20-30% chi phí cho diện tích công cộng.
Vậy diện tích Gross và diện tích Net là gì? Bạn có thể tham khảo thêm tại 1 chuyên mục khác 5Office: Những điều bạn cần biết về diện tích Net & diện tích Gross khi thuê văn phòng
3. Thay đổi giá thuê văn phòng trong thời gian hợp đồng?
Các chủ tòa nhà thường đưa vào điều khoản tăng giá thuê theo từng năm, hoặc tăng khi tái kí hợp đồng. Một số tòa nhà áp dụng điều khoản khác như giá thuê mỗi năm thay đổi theo giá thị trường
• Một số điều khoản tưởng chừng rất công bằng khi quy định theo giá thị trường, có thể tăng hoặc giảm. Nhưng thực tế, khách thuê luôn rơi vào vị trí đàm phán yếu hơn khi đàm phán tái kí hợp đồng, do đã phải bỏ ra khá nhiều chi phi cho vấn đề nội thất văn phòng, cũng như vô vàn chi phí khác nếu phải setup văn phòng mới.
Gợi ý từ 5Office: Khách thuê nên đàm phán đưa thêm 1 số điều khoản có lợi sau này, để không quá bị động khi thương lượng- tái kí hợp đồng thuê, ví dụ: giá thuê sẽ tăng hoặc giảm không quá 5-10% khi tái kí hợp đồng.
4. Cách tính tỉ giá khi thanh toán:
Mọi khoản giao dịch đều được quy đổi từ USD sang VNĐ. Trong hợp đồng thuê nên làm rõ sẽ lấy tỉ giá của ngân hàng nào? Tỉ giá mua vào, bán ra, hay tỉ giá chuyển khoản
5. Cân đối toàn bộ các yếu tố, ưu khuyết điểm của từng lựa chọn khi thuê văn phòng
• Giá thuê
• Phí dịch vụ
• Tiền điện điều hòa
• Chi phí điện năng khác (chiếu sáng, máy tính, tv,…)
• Nước
• Đỗ xe ô tô, xe máy
• Chi phí làm ngoài giờ: thời gian làm việc tiêu chuẩn là như thế nào, lúc nào thì tính chi phí làm ngoài giờ, đơn giá làm ngoài giờ là bao nhiêu ?
6. Chi phí decor, đầu tư ban đầu cho nội thất văn phòng
Trần thạch cao đã hoàn thiện hay chưa ? có bị hư hỏng không ? Sàn thô hay đã lót gạch/thảm/gỗ. Vách đã ngăn chưa? Cửa đã có chưa v.v ?
Không có một quy chuẩn chung nào về hiện trạng diện thuê khi bàn giao tại các tòa nhà. Khách hàng cần tự cân nhắc và so sánh về việc đầu tư vào nội thất văn phòng.
7. Có được miễn tiền thuê trong thời gian setup văn phòng mới?
• Các tòa nhà thường áp dụng chính sách miễn phí tiền thuê (từ 5-60 ngày tùy diện tích thuê) để khách thuê hoàn thiện phần nội thất văn phòng; nhưng họ vẫn thu phí dịch vụ (hay còn gọi là phí quản lý)
• Một số tòa nhà ưu đãi thêm cho khách thuê bằng cách miễn luôn phí dịch vụ. Họ chỉ phụ thu tiền điện sử dụng (theo đồng hồ điện) trong quá trình thi công nội thất.
8. Lưu ý về các thuật ngữ trong thư chào giá
Các chủ tòa nhà thường có xu hướng báo giá thuê sơ bộ chưa bao gồm phí dịch vụ để tạo cảm giác giá thấp nhằm thu hút khách thuê, nhưng thực tế khi cộng tất cả các khoản phí (phí dịch vụ/ phí quản lý, phí ngoài giờ, phí giữ xe.v.v), con số cuối cùng sẽ không còn thấp nữa
• Vậy phí dịch vụ (còn có tên khác: “phí quản lý”) là gì? Về cơ bản, phí dịch vụ được dùng để chi trả cho những hoạt động tu sửa làm mới kiến trúc tòa nhà cũng như nội thất bên trong. Song song đó, phí dịch vụ còn được dùng để bảo dưỡng định kỳ cũng như nâng cấp các thiết bị điện bên trong nhà, cụ thể có thể kể đến hệ thống điện, hệ thống máy lạnh trung tâm, thang máy, thang chuyển hàng, hệ thống camera CCTV…
• Phí ngoài giờ là gì? Phí ngoài giờ là phụ phí được tính khi khách thuê làm việc quá thời gian quy định trên hợp đồng. 5Real đã có một bài viết riêng về phí ngoài giờ.
• Phí giữ xe: tòa nhà có chính sách miễn phí đỗ ô tô, xe máy hay không? Nếu tính phí thì phí thế nào? Có được ở lại qua đêm hay không?
9. Cần thống nhất mọi điều khoản trong hợp đồng trước khi đặt cọc giữ chỗ
Quy trình đàm phán khi thuê sẽ thường có 2 công đoạn:
1. Kí thư mời thuê (Offer Letter / Offer to Lease) Khách thuê sẽ chuyển phần tiền cọc giữ chỗ tương đương với 01 tháng tiền thuê
2. Kí hợp đồng chính thức và chuyển nốt phần đặt cọc còn lại (tương đương 02 tháng tiền thuê)
Các thư chào giá ban đầu thường không liệt kê tất cả các vấn đề liên quan đến các khoản phí mà khách thuê phải trả. Khách thuê nên yêu cầu chủ tòa nhà gửi bản dự thảo hợp đồng, và nên đàm phán, quy định rõ mọi vấn đề liên quan đến chi phí, giá cả, phát sinh.v.v. trước khi tiến hành chuyển tiền cọc giữ chỗ
Nếu khách thuê đã đặt cọc giữ chỗ trước khi thống nhất các điều khoản chính trong hợp đồng, vị trí đàm phán của khách thuê sẽ bất lợi
10. Cần phải làm gì khi không đàm phán được giá thuê văn phòng
Có 1 lí do để các chủ tòa nhà, văn phòng không giảm giá thuê quá nhiều là vì họ đứng trước khả năng phải giảm giá tương tự cho các khách thuê hiện tại của tòa nhà. Thay vì đàm phá giá thuê hãy gợi ý họ 1 vài ý kiến
• Miễn phí toàn bộ ( hoặc 1 phần ) chi phí giữ xe
• Miễn phí 1 vài tháng tiền thuê . Ví dụ hợp đồng 2 năm, mỗi năm miễn phí 1 tháng tiền thuê. Hoặc đặt cọc 6 tháng thì tặng thêm 1 tháng tiền thuê
• Tăng thời gian làm việc mà không phải trả thêm bất kì khoản phụ phí ngoài giờ
11. Các đơn vị dịch vụ có thể hỗ trợ rất nhiều trong quá trình đàm phán hợp đồng thuê văn phòng
Các đơn vị tư vấn là người nắm rất rõ vị thế đàm phán của cả khách thuê lẫn bên cho thuê. Đơn vị tư vấn có thể cung cấp thêm nhiều thông tin giá trị , hỗ trợ cho khách thuê trong quá trình đàm phán hợp đồng, như:
• Cung cấp các thông tin bên lề về hiện trạng tòa nhà: diện tích trống còn nhiều không? Đã trống trong thời gian bao lâu? Thời gian tới có khách hàng nào trả mặt bằng không v.v
• Hỗ trợ để khách thuê đàm phán với người trực tiếp có thẩm quyền quyết định, thường sẽ đàm phán hiệu quả hơn với nhân viên
• Cung cấp thêm các thông tin về giá cả, chi phí của các tòa nhà đối thủ hoặc của các khách thuê khác từng thuê trong tòa nhà
Nguồn: 5real.vn
